Membuat kop surat untuk perusahaan memiliki sedikit perbedaan jika dibandingkan dengan membuat kop surat untuk instansi pemerintah. Perbedaan tersebut terletak pada tampilannya dimana kop surat perusahaan biasanya dibuat lebih menarik dan dinamis, sedangkan kop surat untuk instansi pemerintah seringkali dibuat lebih formal dan resmi.
Membuat kop surat bagi perusahaan memang penting, selain berfungsi sebagai alat pengenal perusahaan kop surat juga efektif digunakan sebagai media promosi. Tak sedikit perusahaan yang memanfaatkan desain pada surat sebagai sarana brandingusaha maupun branding produk. Perwajahan pada kop surat sering kali juga dibuat seragam dengan alat promosi lain sehingga dapat tercipta corporate identity yang diselaraskan dengan tujuan perusahaan.
Bagi sebagian perusahaan, ketika ia membuat kop surat biasanya sekaligus memesan amplop, kartu nama dan stopmap yang dicetak seragam. Dengan memesan satu paket sekalian, meski uang yang dikeluarkan lebih banyak namun biasanya akan lebih meringankan biaya produksi dan sekaligus kebutuhan peralatan korespondensi perusahaan sudah tersedia dengan lengkap.
Ada banyak cara dalam membuat kop surat, hal ini sangat tergantung dengan kebutuhan perusahaan. Secara sederhana berikut ini kami sajikan beberapa cara dalam membuat kop surat perusahaan :
1. Tentukan materi Kop Surat
Materi dalam membuat kop surat bagi perusahaan terkadang berbeda antara satu dengan yang lainnya, meski demikian secara umum beberapa materi yang sering dimasukkan dalam kop surat diantaranya adalah : Logo perusahaan, nama usaha, alamat kedudukan usaha, nomor telepon/fax, alamat email, alamat website, dan elemen grafis lainnya seperti gambar ilustrasi maupun foto.
Gambar ilustrasi dan foto menjadi salah satu elemen desain yang berguna untuk mempercantik tampilan, elemen ini bisa dicetak transparan pada kertas surat, bisa dicetak dengan jelas pada amplop, kartu nama dan stopmap. Gambar ilustrasi dan foto memang tidak harus ada dalam surat, misal pun akan menambahkan gambar ilustrasi, maka gambar materi tersebut harus mempunyai korelasi dengan usaha yang dijalankan agar identitas perusahaan bisa lebih jelas.
2. Menentukan ukuran Kop Surat
Dalam membuat kop surat perusahaan sebenarnya tidak ada aturan baku tentang ukuran kop surat. Pada umumnya ruang kertas yang dibutuhkan untuk meletakkan kop surat adalah sekitar 3 cm margin atas, inipun masih bisa disesuaikan dengan kebutuhan kop perusahaan, bisa lebih besar maupun lebih kecil.
Besar kecilnya ruang untuk peletakan kop surat juga sangat tergantung dengan tata letak kop suratnya, karena tidak semua informasi perusahaan harus diletakkan di bagian atas surat, informasi bisa saja menyebar di bagian bawah ataupun samping. Sedangkan ukuran kertas yang biasanya digunakan dalam membuat kop surat adalah kertas A4 (21 x 29,7 cm) dan kertas F4 (21,5 x 33 cm).
3. Membuat Desain Kop Surat
Baik buruknya tata letak, penggunaan warna, maupun komposisi dari setiap elemen kop surat sangat tergantung dari desainer yang membuatnya. Oleh karena itu dalam membuat kop surat yang baik tentu juga membutuhkan desainer yang mumpuni sehingga semua elemen desain bisa harmonis, seimbang, dan enak untuk dilihat.
Dalam membuat desain kop surat agar terlihat lebih bagus dibutuhkan beberapa keterampilan dalam mengatur berbagai unsur grafis. Beberapa unsur tersebut misalnya garis, bidang, warna, ruang, teks, logo dan lain-lain. Selain itu ada baiknya dalam membuat kop surat juga mempertimbangkan beberapa prinsip desain seperti keseimbangan (Balance), kesatuan (unity), penekanan (aksentuasi), irama (repetisi), dan kesederhanaan.
Ada banyak software yang bisa digunakan untuk membuat desain kop surat, yang populer digunakan oleh para desainer adalah software grafis Corel Draw dan adobe ilustrator. Software ini berguna untuk mengolah gambar-gambar vektor dan banyak digunakan untuk mendesain logo, brosur, undangan. iklan, dan barang-barang cetak dua dimensi lainnya.
Selain menggunakan software grafis seperti yang telah disebutkan, beberapa orang juga ada yang memanfaatkan software Microsoft Office seperti Ms Word dan Ms Publisher untuk mendesain kop surat. Software ini biasanya digunakan untuk mencetak kop surat dalam jumlah satuan atau puluhan dengan menggunakan printer Inkjet biasa.
4. Memilih bahan kertas Kop Surat
Jenis kertas yang banyak digunakan untuk membuat kop surat adalah kertas HVS dengan ukuran gramasi 70-80 gram, baik yang menggunakan ukuran kertas A4 ataupun kertas F4. Meski demikian ada juga beberapa perusahaan yang menggunakan jenis kertas lain agar dapat tampil lebih elegan dan eksklusif. Beberapa kertas lain yang digunakan misalanya jenis kertas linen, kertas concorde, dan juga kertas hammer. Kertas-kertas jenis ini memiliki serat yang unik dengan berbagai macam tekstur dan warna.
5. Membuat Kop Surat dengan Mencetaknya
Mencetak kop surat bisa dilakukan dengan berbagai cara, bisa dicetak dengan menggunakan mesin fotocopy, dicetak dengan printer biasa, dicetak dengan teknik sablon, cetak digital, maupun dengan mesin cetak offset. Penggunaan berbagai mesin cetak tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Mencetak kop surat dengan mesin fotocopy bisa dilakukan apabila kop surat perusahaan hanya berupa gambar dan teks hitam putih satu warna, dicetak dengan printer jika kebutuhan kop surat tidak terlalu banyak, dicetak sablon jika membutuhkan warna-warna khusus (emas, silver), dicetak dengan mesin digital dan offset jika perusahaan membutuhkan kop surat full warna dengan jumlah banyak (min 1 rim/500 lembar).
Untuk mendapatkan kop surat yang eksklusif, beberapa perusahaan juga ada yang membuat kop surat dengan teknik embos, yakni memunculkan teks maupun gambar logo dengan cara press sehingga logo ataupun teks tersebut bisa timbul dan menonjol.
***
Membuat kop surat selain bisa digunakan untuk perusahaan maupun instansi, sebenarnya juga bisa dijadikan sebagai usaha sampingan maupun usaha rumahan yang mengiringi usaha cetak lainnya. Beberapa usaha cetak kertas yang bisa dikerjakan misalnya usaha cetak undangan, cetak kartu nama, cetak brosur dan lain sebagainya.